Come migliorare la tua gestione del tempo di lavoro da freelancer-carlo alberto franzon web designer freelance

Come migliorare la tua gestione del tempo di lavoro da freelancer

Partiamo dal presupposto che se stai leggendo questo articolo, hai problemi a gestire il tempo e vorresti avere qualche ora in più durante la giornata da dedicare alle attività che più ti interessano. Purtroppo però, a causa degli impegni, delle distrazioni e del lavoro ti è molto difficile trovare il tempo libero da dedicare ai tuoi interessi.

Parliamo subito dell’elefante nella stanza: la mancanza di tempo è solo una scusa. Il problema sta nell’organizzazione. Quante cose in più riusciremmo a fare se solo non sprecassimo tempo sui social, guardassimo meno video su Youtube o se non venissimo interrotti continuamente dalle notifiche su WhattsApp o dalle chiamate dei clienti.

In questo articolo vedremo assieme quali sono le cause principali della nostra mancanza di tempo e vi proporrò alcune strategie che utilizzo giornalmente per organizzare meglio le attività da svolgere durante le ore della giornata. L’obbiettivo di questo articolo non è solo quello di  aiutarvi a essere più efficienti e gestire meglio il vostro tempo, ma anche quello d’incoraggiarvi a godervi un po’ di più la vita senza essere sopraffatti dal lavoro.

Quali sono le cause della pardita di tempo

Il principale responsabile delle perdite di tempo, soprattutto quando si lavora in casa, sono le distrazioni. Ovvio, ma per eliminarle dobbiamo riconoscerle. Una distrazione può arrivare dalla nostra fidanzata che prepara l’impasto per la pizza mentre stiamo sviluppando un progetto, o da un cliente che chiama per un’urgenza.

Ma le peggiori distrazioni sono quelle autoindotte. Quante volte durante la giornata ti è capitato di perdere tempo su YouTube, o sbloccare il telefono per vedere il feed di Instagram? A prescindere dall’attenzione necessaria di cui ha bisogno l’attività lavorativa che stai svolgendo, tenere in sottofondo un video, un podcast o una serie TV, ridurrà le tue performance, affaticherà molto di più il tuo cervello e incrementerà il tempo che ti serve per completarla.

Il multitasking uccide il tuo cervello

Il cervello umano non è fatto per il multitasking.

Il neuroscienziato del MIT Earl Miller ha notato che il cervello non è cablato bene al multitasking… quando le persone pensano di essere multitasking, in realtà stanno semplicemente passando da un’attività all’altra molto rapidamente. E ogni volta che lo fanno, c’è un costo cognitivo. Vai alla fonte…

Uno studio dell’università di Londra ha infatti dimostrato che le persone che praticano il multitasking durante lo svolgimento di test cognitivi hanno dei notevoli cali del QI e un innalzamento del cortisolo, l’ormone legato allo stress.

Per questo motivo quando ti occupi di un’attività lavorativa, dovresti dedicagli tutta la tua attenzione e se la tua attenzione comincia a cedere prenditi una pausa. Costringere il cervello alle piroette del multitasking ti fa perdere un sacco di tempo e stanca inutilmente il tuo cervello.

il multitasking uccide il tuo cervello

Come ridurre le distrazioni, raggiungendo uno stato di flow

Lo psicologo Mihaly Csikszentmihalyi, famoso per aver identificato e studiato il concetto di flow, dice:

“I momenti migliori della nostra vita non sono quelli passivi, ricettivi, rilassanti… I momenti migliori di solito si verificano se il corpo o la mente di una persona sono tesi al limite in uno sforzo volontario per realizzare qualcosa di difficile e utile”

Questo stato di concentrazione viene comunemente definito “flow”(flusso) ed è l’obbiettivo a cui dobbiamo puntare per lavorare meglio. Quando siamo completamente coinvolti in un’attività, riusciamo ad avere il controllo totale di quello che stiamo facendo e riduciamo al minimo le distrazioni che arrivano dall’esterno.

Il Design Process è la guida universale da seguire per identificare i problemi da risolvere, progettare una possibile soluzione e provare se funziona facendo dei test. Si tratta di un processo che alterna fasi divergenti, di ricerca ed interviste, a fasi convergenti di sviluppo e analisi, e le ripete fino al raggiungimento dell’obbiettivo prefissato.

La nostra cognizione del tempo cambia e il cervello comincia a produrre più Dopamina, generando una sensazione gratificante che sostituisce la falsa gratificazione che arriva dalle distrazioni.

Raggiungere uno stato di flow non è facile e necessita di un esercizio costante. Ecco qualche consiglio da mettere in pratica:

  1. Rimuovi tutte le distrazioni dal tuo luogo di lavoro: metti il telefono in modalità aereo o spostalo in un’altra stanza. Non preoccuparti non devi farlo per tutto il giorno basta qualche ora.
  2. Definisci in modo chiaro gli obbiettivi che vuoi raggiungere ed il tempo per farlo. Non è possibile mantenere uno stato di flow per più di una o due ore al giorno se non sei allenato quindi inserisci in quel tempo i compiti che più sono importanti per te.
  3. Genera una routine, cerca di creare un’abitudine che il cervello possa associare lo stato di flow. Se per esempio vuoi dedicarti alla scrittura, trova un luogo specifico dove scrivere che sia diverso da quello che usi per lavorare o crea una playlist musicale solo per quell’attività. Io da poco sto sperimentando delle playlist di Alpha Waves: il mio cervello col tempo ha cominciato ad associare questa musica ad un momento di concentrazione e mi riesce più facile non distrarmi.
  4. Rendila una sfida. Il cervello ha bisogno di competizione, quindi trova dei task che ti mettano alla prova senza portarti alla frustrazione.

Qualche strategia per gestire meglio il tempo

Abbiamo visto come le distrazioni siano la causa principale delle perdite di tempo, ma nonostante sulla carta sia facile ridurre le distrazioni, non lo è altrettanto nella pratica. Vediamo assieme qualche strategia per riuscire a mantenere la concentrazione e gestire meglio il nostro tempo.

Cambia il tuo modo di pensare

Smettila di pensare che non hai tempo per fare le cose, il tempo c’è solo che lo utilizzi male.
Il tuo tempo è sempre sotto al tuo controllo, prendi atto che sei tu a decidere come spenderlo; Se non trovi il tempo per fare qualcosa probabilmente è perché non è una tua priorità, e va bene così. Se invece pensi che sia importante fa in modo di trovare il tempo a quell’attività rimuovendolo ad altre di minor rilevanza.

Purtroppo non si può fare tutto nella vita. Bisogna prendere delle decisioni. Dopotutto non è così difficile, basta solo che smetti di dire si a qualsiasi cosa ti venga proposto. 

Prova a valutare una alla volta le proposte e ti vengono fatte e cerca di capire se si tratta davvero di qualcosa che ti interessa. Se già  hai qualche dubbio, allora forse ha più senso dire di no anticipatamente, piuttosto che imbarcarti in un’attività di cui non sei convinto. Risparmierai un sacco di tempo da dedicare a ciò che realmente conta per te.

Fai qualcosa di importante ogni giorno

Trova una cosa importante da fare ogni giorno e portala a termine, ne basta una al giorno per riempire la tua settimana, il tuo mese e poi il tuo anno di grandi soddisfazione.

Una volta identificato il tuo compito principale della giornata fai in modo di portarlo a termine anche a discapito di altre attività minori. Gli imprevisti sono contemplati, ma non utilizzarli come una scusa per non completare il tuo obbiettivo della giornata.

Roma non è stata costruita in un giorno. Lavora sodo quotidianamente sui progetti che per te hanno valore e vedrai che il tuo tempo non andrà sprecato.

Todo list

Che sia fisica o digitale non importa, ma ogni mattina, dopo aver definito il tuo obbiettivo principale della giornata, scriviti una lista di tutti i compiti che devi svolgere durante quella giornata: fare la spesa, chiamare l’idraulico, contattare un cliente. Segna tutto sulla tua todolist e una volta completata una voce, tira una linea.

Avere una lista di cose da fare, mette ordine nella tua giornata e l’ordine riduce le perdite di tempo. Inoltre è dannatamente gratificante spuntare una a una le attività che hai portato a termine.

La todolist ha anche un’altra funzione per ridurre le distrazioni: se ti viene in mente una cosa da fare che potrebbe interrompere il tuo flusso lavorativo, scrivila subito da qualche parte e rivedila in un secondo momento. A fine giornata, quando leggerai la lista di annotazioni, scoprirai con stupore che la maggior parte sono solo inutili distrazioni create dal tuo cervello per distrarti.

Usa il Time Blocking come Elon Musk

Questa strategia è diventata famosa grazie a Elon Musk che pare la utilizzi durante tutta la sua giornata. Divide le ore in blocchi da 15-20 minuti e poi definisce quanti blocchi gli servono per ogni impegno.

Puoi traslare gli impegni giornalieri della tua todolist su un foglio di carta o su un’app calendario. Definisci le ore lavorative della tua giornata e poi dividi le ore in blocchi da 20-30 minuti. In fine decidi quanti blocchi dedicare a ogni attività.

Utilizzare il time blocking per tutte le attività non è facile quindi prova questa strategia per l’attività principale della giornata e progressivamente applicla anche alle altre. Potresti arrivare a usare il time blocking anche per le attività extra lavorative e il tempo libero, ma attento a non esagerare o rischi di diventare un alieno come Elon.

La legge di Parkinson

Il lavoro si espande per riempire il tempo assegnato per il suo completamento

Questo significa che più tempo dedichiamo a un’attività meno saremo efficienti nel portarla termine e sprecheremo tempo ed energie. La soluzione al problema si trova nelle scadenze reali o artificiali, per quelle attività che una scadenza effettiva non ce l’hanno.

Per esempio ho deciso che voglio scrivere questo articolo in una settimana, quindi sarò costretto a dedicare obbligatoriamente una parte della giornata alla scrittura se voglio raggiungere il mio obbiettivo.

Svolgere le attività della giornata senza una programmazione o delle scadenze ci costringe a improvvisare e fare quello che arriva al momento. Questo comportamento favorisce inevitabilmente le distrazioni e le interferenze da parte del mondo esterno.

Proteggi il tuo tempo

Quando lavori da casa devi imparare a gestire saggiamente il tuo tempo e definire giorno per giorno quanto spazio dedicare a ogni attività. Se non lo fai, le attività lavorative meno rilevanti invaderanno inesorabilmente le altre e a volte anche il tuo tempo libero. Capita a tutti di essere interrotti dalle notifiche sul telefono o da chiamate improvvise. Per evitarlo, puoi provare a definire uno spazio protetto durante la giornata da dedicare agli impegni più importanti.

Personalmente cerco di non prendere impegni durante la mattina, perché è l’orario in cui sono più produttivo e preferisco dedicarmi alla parte più creativa del mio lavoro: realizzare il design dei miei progetti. Quindi cerco di tenere il telefono fuori dal mio raggio di azione, metto su Spotify la mia playlist per concentrarmi e metto tutto il mio focus nella fase di design.

Nel pomeriggio invece svolgo mansioni più semplici dal punto di vista mentale, ricevo le chiamate dei clienti, partecipo ai meeting coi colleghi e sono più aperto alle distrazioni.

Combatti l'insoddisfazione cronica

E poi ci sono quelle volte in cui, a fine giornata ti senti frustrato per non aver fatto abbastanza? Forse avresti potuto staccare un po’ più tardi e completare quel task lavorativo che ti mancava o forse avresti potuto portarlo a termine più rapidamente per cominciarne un altro nella tua lista.

L’insoddisfazione cronica è una caratteristica che accomuna molti freelancer, ma bisogna imparare a conviverci e accettare di poter fare quello che riusciamo a fare. Lavorare di più spesso comporta una carenza nella qualità del lavoro quindi impara ad accettare i tuoi limiti. L’auto miglioramento è una pratica artigianale che va esercitata giornalmente, non metterti fretta e goditi il processo.

Abbiamo LETTERALMENTE i giorni contati

Un saggio una volta mi disse che il cervello umano arriva alla sua completa maturazione a 25 anni e solo a questa età cominciamo a renderci conto che il tempo è una risorsa finita, che dobbiamo misurare con attenzione. Ma ai giorni nostri questa consapevolezza si perde tra le mille distrazioni della vita quotidiana.

L’aspettativa di vita media di un individuo in Italia è di 80 anni, che corrisponde circa 4174 settimane, che sono 29220 giorni oppure a 701280. ore Di queste un terzo, li passiamo a lavorare.

Già questo dovrebbe darvi una prospettiva di quanto ancora vi resta da vivere, ma se non basta proviamo con un disegno, per visualizzare la situazione.

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La consapevolezza di avere i giorni contati è il primo passo per cominciare a cambiare le cose. Capire che ogni giorno ha un valore e riconoscere che quel tempo perso non tornerà è un concetto che non va dato per scontato. Quindi smettila di perdere tempo e comincia a darti da fare.


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Perchè ho deciso di scrivere un Blog

Introduzione

Scrivere online è una pratica piuttosto comune, quindi l’apertura di un blog nel 2021 non è certo un evento eccezionale, ma direi che l’epoca d’oro dei blog è passata già da un pezzo. Purtroppo a causa delle connessioni preistoriche dell’epoca e della mia giovane età, ho poca memoria del far west dell’internet, quando blog e forum dominavano il web ed i social networks erano ancora un ricordo, anche se, con l’avvento di Myspace avevamo già le prime avvisaglie di cosa sarebbe successo. Avere uno spazio online personale dove, scrivere e pubblicare contenuti multimediali era un primo rudmentale strumento per condividere col mondo la propria vita, i propri interessi, il proprio lavoro. MySpace, Altervista, Blogspot sono solo alcuni nomi che, chi ha qualche anno sulle spalle ricorda con una lacrimuccia. L’obbiettivo alla base di queste piattaforme era quello di rendere universalmente fruibile uno spazio online personale dove pubblicare liberamente qualsiasi cosa senza troppe restrizioni: nessun limite di caratteri, nessun rischio censura o ban da parte della piattaforma (anche per questo l’internet dell’epoca era un Far West, nel bene e nel male). Chi aveva qualche conoscenza tecnica in più poteva acqusitare un dominio, un servizio di hosting e mettere il suo nome sulla barra degli indirizi, senza quel fastidioso .altervista.com in primo piano e gestire con più liberamente la sua finestra sul mondo.

Ma l’arrivo dei social network e degli smartphone ha cambiato le cose: la “libertà” e l’universalità nel pubblicare un qualsiasi pensiero in modo immediato, estraendo il telefono dalla tasca e scrivendo a caldo cosa passa per la testa, ha trasformato per sempre la natura dell’internet, nel bene e nel male. Non posso considerare che positiva l’incredibile interconnessione tra le persone, il fatto che posso ricordarmi al volo il compleanno di tutti i miei amici, o scoprire l’intera filmografia di Woody Allen con un paio di click. Scrollare il feed di uno dei tanti social network ha la sua utilità, è sicuramente uno strumento di ricco di informazioni e, solitamente, rispecchia in modo abbastanza accurato i nostri interessi (dopotutto abbiamo scelto noi di cominciare a seguire quell’insegnante di surf che fa yoga ad Honolulu, vero?!). Ma personalmente trovo che i social network si prestino poco alla discutere di contenuti seri e veramente importanti, dopotutto l’utente medio apre Instagram molte volte al giorno, scrolla rapidamente il feed, mette qualche like, a volte lascia un commento senza pensarci troppo e rimette in tasca lo smartphone dimenticandosi abbastanza rapidamente di quanto fatto. Risulta quindi improbabile scrivere un articolo come quello che state leggendo ora, sotto ad una foto su Instagram, o su un post di Facebook, Twitter non ne parliamo se dovessi copiare quantos scritto fino ad ora su twitter per pubblicarlo questo sarebbe il risultato: sforerei di ben 2651 caratteri. 😀

limite-di-caratteri-di-twitter

Perchè

Per questo motivo prendendo ispirazione dal libro Show your work di Austin Kleon ho deciso di scrivere un blog, per ritagliarmi uno spazio personale, ma pubblico, per mettere il mio nome da qualche parte e dire questo è il mio pensiero, per condividere i miei interessi e scrivere liberamente tutto quello che mi passa per la testa, in totale libertà usando tutti i caratteri di cui ho bisogno. E lo stesso principio si applica anche per chi contribuirà attivamente al dialogo e alla discussione nei commenti, chiaramente rispettando una sola regola:

Argomentate le vostre affermazioni attingendo dalle vostre esperienze personali e/o da dati reali, scrivendone se possibile i riferimenti e fatelo sempre con rispetto ed educazione.

So di non essere bravo a scrivere, ma migliorerò. So bene di non essere un luminare o un esperto della maggior parte degli argomenti di cui scriverò, ma tutto quello che troverete in questo blog è frutto dei miei studi e delle mie conoscienze e allo stesso modo vorrei che anche i lettori partecipassero alla discussione, raccontando le loro esperienze. Il mio obbiettivo primario è proprio questo: instaurare un dialogo con le persone, mettere la testa fuori dal mio appartamento dove sono isolato da molto tempo (anche prima del Covid la mia vita sociale non era particolarmente attiva) e condividere con tutti quello che faccio: dallo studio, al lavoro day to day, dalle idee ai progetti.

Perchè non un podcast o dei video? Mezzi sicuramente più facili ed universalmente fruibili al giorno d’oggi? Perchè non sono bravo a parlare in pubblico, per ora, ma non escludo nessuna evoluzione in futuro. Al momento voglio concentrarmi sulla scrittura, uno strumento che con alti e bassi ho sempre esercitato durante la mia vita scolastica (anche se durante il liceo ero una frana nei compiti in classe) e che prevede una premeditazione ben strutturata prima della pubblicazione ed un impegno in più anche da parte del lettore. È proprio per questa lentezza nell’espressione e nella fruizione che ho scelto la scrittura, perchè a differenza di un video o di un post sui social leggere un articolo prevede un’intento ed un interesse vero e proprio per l’argomento trattato. Allo stesso modo chi scrive ci dedica tempo e risorse, nella ricerca non solo delle informazioni da inserire nell’articolo ma anche della forma più adatta e comprensibile al proprio pubblico. La scrittura si prende i suoi tempi e così anche io ho scelto di scrivere per prendermi del tempo per concentrarmi in qualcosa di più profondo lento ed in qualche modo meditativo se confrontato con altre fonti di intrattenimento che mi permetta di fare ordine nelle mie idee, nei miei progetti e nella mia vita lavorativa.

Come funzionerà

Sono una persona piuttosto ordinata quini il mio intento di applicare un certo metodo organizzativo nella gestione di questo blog. Voglio suddividere questo spazio in categorie tematiche ognuna incentrata su un mio interesse specifico ma tutte collegate ai diversi aspetti della mia vita da freelancer: parlerò di come migliorare la produttività sia al lavoro che nella vita di tutti i giorni, parlerò degli strumenti che uso per realizzare i miei lavori: Wordpress, Woocommerce ed i vari plugin che sfrutto più di frequente o che ho scoperto durante lo sviluppo di uno specifico progetto. Parlerò di coding, concentrandomi prevalentemente su Javascript che, da qualche tempo, ho cominciato a studiare e con cui ho intenzione di realizzare un’applicativo web di cui appunto documenterò i vari step. Vorrei parlare dei libri che ho letto e del perchè li ho letti, ho sempre trovato estremamente interessante discutere con le altre persone i loro punto di vista in merito alla lettura di un libro, ma nella mia cerchia di conoscenze più strette nessuno ha i miei stessi gusti nella lettura.

Insomma tratterò svariati argomenti, applicando sempre il mio punto di vista come filtro, citerò sempre le fonti ed i riferimenti a tutte le informazioni estrapolate dal web o da un libro letto in modo da facilitarne l’approfondimento. La mia speranza più accesa è che i lettori che si avvicinino a questo blog facciano lo stesso. Il web è ancora un posto pieno di troll e profili fake, ma sono convinto che se scrivere contenuti personali e di qualità possa attirare sempre persone che apprezzano quella qualità, filtrando, almeno in parte, la parte brutta dell’internet. Non vedo l’ora di cominciare!