Come migliorare la tua gestione del tempo di lavoro da freelancer

Partiamo dal presupposto che se stai leggendo questo articolo, hai problemi a gestire il tempo e vorresti avere qualche ora in più durante la giornata da dedicare alle attività che più ti interessano. Purtroppo però, a causa degli impegni, delle distrazioni e del lavoro ti è molto difficile trovare il tempo libero da dedicare ai tuoi interessi.

Parliamo subito dell’elefante nella stanza: la mancanza di tempo è solo una scusa. Il problema sta nell’organizzazione. Quante cose in più riusciremmo a fare se solo non sprecassimo tempo sui social, guardassimo meno video su Youtube o se non venissimo interrotti continuamente dalle notifiche su WhattsApp o dalle chiamate dei clienti.

In questo articolo vedremo assieme quali sono le cause principali della nostra mancanza di tempo e vi proporrò alcune strategie che utilizzo giornalmente per organizzare meglio le attività da svolgere durante le ore della giornata. L’obbiettivo di questo articolo non è solo quello di  aiutarvi a essere più efficienti e gestire meglio il vostro tempo, ma anche quello d’incoraggiarvi a godervi un po’ di più la vita senza essere sopraffatti dal lavoro.

Il principale responsabile delle perdite di tempo, soprattutto quando si lavora in casa, sono le distrazioni. Ovvio, ma per eliminarle dobbiamo riconoscerle. Una distrazione può arrivare dalla nostra fidanzata che prepara l’impasto per la pizza mentre stiamo sviluppando un progetto, o da un cliente che chiama per un’urgenza.

Ma le peggiori distrazioni sono quelle autoindotte. Quante volte durante la giornata ti è capitato di perdere tempo su YouTube, o sbloccare il telefono per vedere il feed di Instagram? A prescindere dall’attenzione necessaria di cui ha bisogno l’attività lavorativa che stai svolgendo, tenere in sottofondo un video, un podcast o una serie TV, ridurrà le tue performance, affaticherà molto di più il tuo cervello e incrementerà il tempo che ti serve per completarla.

Il cervello umano non è fatto per il multitasking.

Il neuroscienziato del MIT Earl Miller ha notato che il cervello non è cablato bene al multitasking… quando le persone pensano di essere multitasking, in realtà stanno semplicemente passando da un’attività all’altra molto rapidamente. E ogni volta che lo fanno, c’è un costo cognitivo. Vai alla fonte…

Uno studio dell’università di Londra ha infatti dimostrato che le persone che praticano il multitasking durante lo svolgimento di test cognitivi hanno dei notevoli cali del QI e un innalzamento del cortisolo, l’ormone legato allo stress.

Per questo motivo quando ti occupi di un’attività lavorativa, dovresti dedicagli tutta la tua attenzione e se la tua attenzione comincia a cedere prenditi una pausa. Costringere il cervello alle piroette del multitasking ti fa perdere un sacco di tempo e stanca inutilmente il tuo cervello.

Lo psicologo Mihaly Csikszentmihalyi, famoso per aver identificato e studiato il concetto di flow, dice:

“I momenti migliori della nostra vita non sono quelli passivi, ricettivi, rilassanti… I momenti migliori di solito si verificano se il corpo o la mente di una persona sono tesi al limite in uno sforzo volontario per realizzare qualcosa di difficile e utile”

Questo stato di concentrazione viene comunemente definito “flow”(flusso) ed è l’obbiettivo a cui dobbiamo puntare per lavorare meglio. Quando siamo completamente coinvolti in un’attività, riusciamo ad avere il controllo totale di quello che stiamo facendo e riduciamo al minimo le distrazioni che arrivano dall’esterno.

Il Design Process è la guida universale da seguire per identificare i problemi da risolvere, progettare una possibile soluzione e provare se funziona facendo dei test. Si tratta di un processo che alterna fasi divergenti, di ricerca ed interviste, a fasi convergenti di sviluppo e analisi, e le ripete fino al raggiungimento dell’obbiettivo prefissato.

La nostra cognizione del tempo cambia e il cervello comincia a produrre più Dopamina, generando una sensazione gratificante che sostituisce la falsa gratificazione che arriva dalle distrazioni.

Raggiungere uno stato di flow non è facile e necessita di un esercizio costante. Ecco qualche consiglio da mettere in pratica:

1. Rimuovi tutte le distrazioni dal tuo luogo di lavoro: metti il telefono in modalità aereo o spostalo in un’altra stanza. Non preoccuparti non devi farlo per tutto il giorno basta qualche ora.
2. Definisci in modo chiaro gli obbiettivi che vuoi raggiungere ed il tempo per farlo. Non è possibile mantenere uno stato di flow per più di una o due ore al giorno se non sei allenato quindi inserisci in quel tempo i compiti che più sono importanti per te.
3. Genera una routine, cerca di creare un’abitudine che il cervello possa associare lo stato di flow. Se per esempio vuoi dedicarti alla scrittura, trova un luogo specifico dove scrivere che sia diverso da quello che usi per lavorare o crea una playlist musicale solo per quell’attività. Io da poco sto sperimentando delle playlist di Alpha Waves: il mio cervello col tempo ha cominciato ad associare questa musica ad un momento di concentrazione e mi riesce più facile non distrarmi.
4. Rendila una sfida. Il cervello ha bisogno di competizione, quindi trova dei task che ti mettano alla prova senza portarti alla frustrazione.

Abbiamo visto come le distrazioni siano la causa principale delle perdite di tempo, ma nonostante sulla carta sia facile ridurre le distrazioni, non lo è altrettanto nella pratica. Vediamo assieme qualche strategia per riuscire a mantenere la concentrazione e gestire meglio il nostro tempo.

Smettila di pensare che non hai tempo per fare le cose, il tempo c’è solo che lo utilizzi male.
Il tuo tempo è sempre sotto al tuo controllo, prendi atto che sei tu a decidere come spenderlo; Se non trovi il tempo per fare qualcosa probabilmente è perché non è una tua priorità, e va bene così. Se invece pensi che sia importante fa in modo di trovare il tempo a quell’attività rimuovendolo ad altre di minor rilevanza.

Purtroppo non si può fare tutto nella vita. Bisogna prendere delle decisioni. Dopotutto non è così difficile, basta solo che smetti di dire si a qualsiasi cosa ti venga proposto. 

Prova a valutare una alla volta le proposte e ti vengono fatte e cerca di capire se si tratta davvero di qualcosa che ti interessa. Se già  hai qualche dubbio, allora forse ha più senso dire di no anticipatamente, piuttosto che imbarcarti in un’attività di cui non sei convinto. Risparmierai un sacco di tempo da dedicare a ciò che realmente conta per te.

Trova una cosa importante da fare ogni giorno e portala a termine, ne basta una al giorno per riempire la tua settimana, il tuo mese e poi il tuo anno di grandi soddisfazione.

Una volta identificato il tuo compito principale della giornata fai in modo di portarlo a termine anche a discapito di altre attività minori. Gli imprevisti sono contemplati, ma non utilizzarli come una scusa per non completare il tuo obbiettivo della giornata.

Roma non è stata costruita in un giorno. Lavora sodo quotidianamente sui progetti che per te hanno valore e vedrai che il tuo tempo non andrà sprecato.

Che sia fisica o digitale non importa, ma ogni mattina, dopo aver definito il tuo obbiettivo principale della giornata, scriviti una lista di tutti i compiti che devi svolgere durante quella giornata: fare la spesa, chiamare l’idraulico, contattare un cliente. Segna tutto sulla tua todolist e una volta completata una voce, tira una linea.

Avere una lista di cose da fare, mette ordine nella tua giornata e l’ordine riduce le perdite di tempo. Inoltre è dannatamente gratificante spuntare una a una le attività che hai portato a termine.

La todolist ha anche un’altra funzione per ridurre le distrazioni: se ti viene in mente una cosa da fare che potrebbe interrompere il tuo flusso lavorativo, scrivila subito da qualche parte e rivedila in un secondo momento. A fine giornata, quando leggerai la lista di annotazioni, scoprirai con stupore che la maggior parte sono solo inutili distrazioni create dal tuo cervello per distrarti.

Questa strategia è diventata famosa grazie a Elon Musk che pare la utilizzi durante tutta la sua giornata. Divide le ore in blocchi da 15-20 minuti e poi definisce quanti blocchi gli servono per ogni impegno.

Puoi traslare gli impegni giornalieri della tua todolist su un foglio di carta o su un’app calendario. Definisci le ore lavorative della tua giornata e poi dividi le ore in blocchi da 20-30 minuti. In fine decidi quanti blocchi dedicare a ogni attività.

Utilizzare il time blocking per tutte le attività non è facile quindi prova questa strategia per l’attività principale della giornata e progressivamente applicla anche alle altre. Potresti arrivare a usare il time blocking anche per le attività extra lavorative e il tempo libero, ma attento a non esagerare o rischi di diventare un alieno come Elon.

Il lavoro si espande per riempire il tempo assegnato per il suo completamento

Questo significa che più tempo dedichiamo a un’attività meno saremo efficienti nel portarla termine e sprecheremo tempo ed energie. La soluzione al problema si trova nelle scadenze reali o artificiali, per quelle attività che una scadenza effettiva non ce l’hanno.

Per esempio ho deciso che voglio scrivere questo articolo in una settimana, quindi sarò costretto a dedicare obbligatoriamente una parte della giornata alla scrittura se voglio raggiungere il mio obbiettivo.

Svolgere le attività della giornata senza una programmazione o delle scadenze ci costringe a improvvisare e fare quello che arriva al momento. Questo comportamento favorisce inevitabilmente le distrazioni e le interferenze da parte del mondo esterno.

Quando lavori da casa devi imparare a gestire saggiamente il tuo tempo e definire giorno per giorno quanto spazio dedicare a ogni attività. Se non lo fai, le attività lavorative meno rilevanti invaderanno inesorabilmente le altre e a volte anche il tuo tempo libero. Capita a tutti di essere interrotti dalle notifiche sul telefono o da chiamate improvvise. Per evitarlo, puoi provare a definire uno spazio protetto durante la giornata da dedicare agli impegni più importanti.

Personalmente cerco di non prendere impegni durante la mattina, perché è l’orario in cui sono più produttivo e preferisco dedicarmi alla parte più creativa del mio lavoro: realizzare il design dei miei progetti. Quindi cerco di tenere il telefono fuori dal mio raggio di azione, metto su Spotify la mia playlist per concentrarmi e metto tutto il mio focus nella fase di design.

Nel pomeriggio invece svolgo mansioni più semplici dal punto di vista mentale, ricevo le chiamate dei clienti, partecipo ai meeting coi colleghi e sono più aperto alle distrazioni.

E poi ci sono quelle volte in cui, a fine giornata ti senti frustrato per non aver fatto abbastanza? Forse avresti potuto staccare un po’ più tardi e completare quel task lavorativo che ti mancava o forse avresti potuto portarlo a termine più rapidamente per cominciarne un altro nella tua lista.

L’insoddisfazione cronica è una caratteristica che accomuna molti freelancer, ma bisogna imparare a conviverci e accettare di poter fare quello che riusciamo a fare. Lavorare di più spesso comporta una carenza nella qualità del lavoro quindi impara ad accettare i tuoi limiti. L’auto miglioramento è una pratica artigianale che va esercitata giornalmente, non metterti fretta e goditi il processo.

Un saggio una volta mi disse che il cervello umano arriva alla sua completa maturazione a 25 anni e solo a questa età cominciamo a renderci conto che il tempo è una risorsa finita, che dobbiamo misurare con attenzione. Ma ai giorni nostri questa consapevolezza si perde tra le mille distrazioni della vita quotidiana.

L’aspettativa di vita media di un individuo in Italia è di 80 anni, che corrisponde circa 4174 settimane, che sono 29220 giorni oppure a 701280. ore Di queste un terzo, li passiamo a lavorare.

Già questo dovrebbe darvi una prospettiva di quanto ancora vi resta da vivere, ma se non basta proviamo con un disegno, per visualizzare la situazione.

La consapevolezza di avere i giorni contati è il primo passo per cominciare a cambiare le cose. Capire che ogni giorno ha un valore e riconoscere che quel tempo perso non tornerà è un concetto che non va dato per scontato. Quindi smettila di perdere tempo e comincia a darti da fare.